Gambar 1. Arsip Lembaga Pendidikan
Sumber: Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Dari sekian banyaknya aktivitas di dunia ini, pasti tidak pernah terlepas dari yang namanya arsip bukan? Baik dari arsip di bidang ekonomi, bidang hukum, bidang pendidikan, dan bidang kesehatan Arsip secara harfiah ialah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dijadikan bukti. Sedangkan menurut Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia mendefinisikan pengertian arsip sebagai rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media berdasarkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi permasyarakatan perseorangan, dan lain sebagainya. Dari definisi tersebut, siapa saja yang memiliki arsip? Jawabannya tentu adalah semua orang dan termasuk pula semua lembaga. Secara umum, keberadaan akan arsip ini memberikan manfaat bagi semua bidang salah satunya pada bidang hukum. Arsip pada bidang hukum bisa dijadikan sebuah bukti dalam sebuah masalah atau persidangan. Hal ini disebabkan arsip berisi tentang rangkaian peristiwa ataupun kejadian atau bahkan informasi yang dialami oleh individu maupun kelompok organisasi. Selain itu, arsip bisa juga dijadikan sebagai pengambilan keputusan, alat pertanggungjawaban, serta alat transparansi kinerja bagi organisasi. Adanya arsip yang sangat memiliki berbagai manfaat ini masih seringkali disalahartikan dan dihiraukan oleh sebagian masyarakat. Mereka menganggap bahwa arsip ini tidak penting dan kurang menarik untuk dipahami. Terbayang di pemikiran banyak orang, arsip itu hanya kertas-kertas yang tidak tertata dan dipandang sebagai tumpukan kertas saja. Lebih dari itu, arsip dipandang sebelah mata karena menurut mereka arsip itu seperti sampah yang berceceran. Padahal arsip yang tidak tertata dan tidak teratur diakibatkan dari kurangnya pengendalian terhadap arsip dan seiring dengan perkembangan arsip akan selalu tumbuh dan bertambah. Penambahan tersebut mengakibatkan semakin menumpuk apabila kurangnya pengelolaan terhadap arsip. Pada kenyataannya, dari apa yang dilihat sehari-hari bahwa masih banyak yang belum menyadari akan pentingnya fungsi arsip itu sendiri.
Seperti yang kita ketahui, arsip ada di mana-mana dan seringkali kita jumpai. Seperti apa sih arsip itu? Tentu orang-orang pasti memiliki dokumen perorangan atau individu, seperti Sertifikat Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Ijazah, dan lain sebagainya. Hal tersebutlah yang dinamakan sebagai arsip dimana berisikan informasi tentang data ataupun keterangan pribadi. Arsip atau dokumen tersebut perlu untuk dijaga dan dirawat dengan baik, agar apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan mudah ditelusuri dan tidak tercecer.
Di era globalisasi saat ini, arsiparis dan para profesional di bidang arsip yang perlu tanggap dan selalu mengedepankan kemajuan di bidang teknologi melebarkan sayapnya untuk menciptakan sebuah arsip berbasis elektronik guna mempermudah pengelolaan. Arsip-arsip yang saat ini hanya berkutat pada kertas lusuh dengan bau yang menyengat kini mengalami perubahan. Arsip-arsip kuno milik suatu organisasi atau lembaga yang mempunyai informasi saat ini disajikan dan dapat diakses melalui media elektronik. Sebenarnya, keberadaan akan arsip elektronik ini menjadi salah satu alat bagi arsiparis dan para profesional di bidang arsip dalam mendigitalkan arsip. Arsip elektronik ialah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format secara elektronik. Pada arsip elektronik ini sendiri dapat berisi data, seperti teks, gambar, suara, dan lain sebagainya. Bagaimana sih cara kita mengenali arsip konvensional dan arsip elektronik?
Sebagian besar orang tentu sudah mengetahui arsip konvensional, seperti pada penjelasan di atas dimana arsip konvensional meliputi, KTP, Akta Kelahiran, Kartu Keluarga, Ijazah, dan lain sebagainya yang mana arsip tersebut ada secara fisiknya. Sedangkan arsip elektronik ditulis pada sebuah media, baik itu magnetik, optik, dan lainnya. Selain itu, arsip elektronik dapat diakses melalui perangkat lunak dan perangkat keras pada media komputer. Contoh arsip elektronik yang seringkali hadir dalam kehidupan ialah dokumen atau file pada komputer. Dokumen atau file ada komputer tersebut merupakan arsip elektronik dimana disimpan secara elektronik ke dalam sebuah folder yang ada di komputer.
DAUR HIDUP ARSIP KONVENSIONAL VS ARSIP ELEKTRONIK
Pengelolaan arsip elektronik perlu untuk diperhatikan bagi para arsiparis maupun profesional di bidang arsip dimana mereka perlu memiliki pengetahuan yang cukup terkait daur hidup arsip elektronik. Adapun daur hidup arsip elektronik tidak jauh berbeda dari daur hidup arsip konvensional. Lebih jelasnya dapat diperhatikan Gambar 2 sebagai berikut;
Gambar 2. Daur Hidup Arsip Konvensional vs Arsip Elektronik
Pada Creation and Storage pada arsip konvensional meliputi pembuatan arsip yang dihasilkan dari segala kegiatan atau aktivitas lembaga, individu, ataupun lainnya lalu disimpan ke dalam box file, map arsip, ataupun rak, sedangkan pada arsip elektronik pembuatan arsip atau dokumen menggunakan media elektronik sekaligus dengan cara penyimpanannya. Tahap pembuatan dan penyimpanan arsip elektronik ini dapat dilakukan dengan satu rangkaian kegiatan.
Selanjutnya, Distribution and Use pada arsip konvensional di suatu lembaga penerapan pendistribusian dan pemanfaatan arsip ini dilakukan dengan memberikan arsip ke masing-masing departemen atau unit, sedangkan pada arsip elektronik dilakukan dengan saluran elektronik meliputi email, share file, dan sebagainya. Tahap berikutnya adalah Maintenance, pemeliharaan arsip konvensional dilakukan dengan cara memindahkan arsip ke ruang atau tempat khusus yang bisa melindungi arsip dari bahaya. Selain itu juga, pemeliharaan arsip konvensional yang ditemukan kerusakan paling tidak dapat dilakukan dengan laminasi, enkapsulasi, dan lainnya. Sedangkan pada arsip elektronik sendiri pemeliharaan dilakukan melalui pemindahan file dan juga folder, dapat pula dilakukan dengan back up data. Terakhir Disposition, pada arsip konvensional penyusutan dilakukan setelah proses penilaian dimana menentukan apakah arsip tersebut masih memiliki nilai guna atau tidaknya. Sedangkan, pada arsip elektronik penyusutan dilakukan dengan cara menghapus data yang ada pada media elektronik atau bisa juga dengan migrasi data.
Terlihat jelas, bahwasanya tidak ada perbedaan yang mencolok terkait daur hidup arsip, baik konvensional maupun elektronik. Hal ini bisa kita lihat pada arsip konvensional terdiri dari tahap penciptaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan. Tahapan yang ada pada daur hidup arsip konvensional masing-masing berdiri sendiri sebagai salah satu proses kegiatan. Sedangkan pada daur hidup arsip elektronik, proses penciptaan sampai proses penggunaan itu berjalan satu tahap. Itu artinya masih ada keterkaitan diantara masing-masing tahapan dan secara jelas pengelolaan arsip elektronik lebih mudah dipahami, efisien, dan efektif. Selain itu, perlu digarisbawahi pula bahwa dalam penciptaan arsip elektronik berbeda dengan penciptaan arsip konvensional, yang mana penciptaan arsip elektronik dapat dilakukan dengan dua cara, diantaranya penciptaan dengan elektronik dan penciptaan dengan transformasi digital. Penciptaan dengan elektronik ini bisa menggunakan perekam suara, perekam video, kamera digital, dan lainnya. Sedangkan pada penciptaan dengan transformasi digital dilakukan untuk melindungi arsip konvensional, itu artinya arsip konvensional yang dilakukan digitalisasi.
MANA YANG LEBIH EFEKTIF, ARSIP KONVENSIONAL ATAU ARSIP ELEKTRONIK?
Berbicara mengenai mengenai mana yang terbaik dari arsip konvensional dan arsip elektronik, tentu keduanya memiliki sisi positif dan negatif sebagai penilaian. Pada arsip konvensional dan elektronik tentu keduanya mempunyai informasi yang nantinya dijadikan sebagai pengambilan keputusan, sebagai bukti, sebagai pertanggungjawaban, dan lain sebagainya. Pada arsip konvensional tidak mudah atau minim untuk dimanipulasi, hal ini dikarenakan arsip tersebut bentuknya adalah tercetak. Akan tetapi, jika dilihat dari sisi lain arsip konvensional ini jauh dari kata terbaik. Hal ini dikarenakan arsip konvensional memerlukan tempat penyimpanan yang luas, mudah mengalami kerusakan dan kehilangan, kegiatan temu kembali arsip seringkali membutuhkan waktu yang lama. Sedangkan arsip elektronik ini rentan akan tindakan manipulasi maupun pemalsuan, karena arsip yang disimpan secara elektronik dapat diubah sewaktu-waktu. Akan tetapi, adanya arsip elektronik ini pastinya tidak memerlukan tempat penyimpanan yang luas, bisa menghemat kertas dan tinta cetak, bisa menghemat sumber daya manusia, serta memperkecil kemungkinan terjadinya kehancuran data. Jika dilihat pertimbangan penilaian negatif dan positif dari kedua jenis arsip, yakni arsip konvensional dan arsip elektronik tentu lebih baik arsip elektronik. Mengapa? Karena di tengah hadirnya teknologi tentu hal-hal yang secara digital sangat diperlukan sebagai salah satu kemudahan, contoh nyatanya adalah arsip elektronik sendiri. Keberadaan akan arsip elektronik tentu mempermudah arsip untuk dilihat, ditemukan, dan digunakan. Selain itu, adanya arsip elektronik juga menjadi solusi terkait arsip konvensional yang mulai mengalami kehancuran maupun kerusakan akibat bencana, dan akibat lainnya. Oleh karena itu, penting bagi tiap individu, lembaga, maupun organisasi perlu menerapkan arsip elektronik dengan sedini mungkin. Akan tetapi bagi suatu lembaga ataupun organisasi, arsiparis maupun para profesional yang ahli di bidang arsip perlu juga untuk membekali keterampilan, keahlian, dan pengetahuan yang mumpuni mengenai pengelolaan arsip elektronik ini.
Referensi
Budiman, R. M. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. https://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/download/dasar-pengelolaan-arsip-elektronik-55. Diakses pada 6 Juni 2023.
Eko, D. D. Pengelolaan Arsip Elektronik. https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/14030/Pengelolaan-Arsip-Elektronik.html. Diakses pada 6 Juni 2023.
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 2021. Menyamakan Persepsi Pengelolaan Arsip dan Persuratan Melalui Pelatihan. https://pu.go.id/berita/Menyamakan-Persepsi-Pengelolaan-Arsip-dan-Persuratan-Melalui-
Pelatihan. Diakses pada 6 Juni 2023.
Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2020. https://jdih.perpusnas.go.id/file-peraturan/PERKA_9_tentang_pengelolaan_arsip_dinamis_perpustakaan_nasional. Diakses pada 6 Juni 2023.
Sutirman. 2016. Modul Manajemen Arsip Elektronik Teori dan Praktik. Universitas Negeri Yogyakarta
Komentar
Posting Komentar