FMIS Perpustakaan Mula Malurung: Menilai Kelebihan dan Kekurangan
Niken Putri Kirani – 205030701111002
Apa itu FMIS? Mungkin bagi sebagian orang awam tidak paham akan FMIS. Tidak heran seringkali mereka menghiraukan tentang FMIS ini. Akan tetapi, bagi orang-orang yang paham akan FMIS tentu sangat berarti. Mengapa FMIS berarti? FMIS atau Facility Management Information System merupakan suatu sistem yang digunakan dalam membantu manajemen fasilitas untuk mengelola dan memantau kegiatan operasional serta pemeliharaan fasilitas. Pengelolaan fasilitas yang seperti apa? Dalam FMIS sendiri pengelolaan fasilitas memiliki cakupan yang beragam meliputi, manajemen inventaris, manajemen pemeliharaan, manajemen energi pelaporan, dan lain sebagainya. Keberadaan akan FMIS (Facility Management Information System) tentu dirasa penting bagi suatu lembaga atau organisasi. Hal ini dikarenakan kehadiran FMIS ini layaknya rantai yang kokoh. Artinya, FMIS sangat erat kaitannya dan tidak bisa dipisahkan dengan suatu lembaga atau organisasi. Tiap-tiap lembaga atau organisasi yang menerapkan FMIS ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik dari lembaga atau organisasi tersebut. Dalam lingkup lembaga informasi, khususnya perpustakaan, FMIS ini berperan dalam mengelola fasilitas, layanan, dan peralatan yang ada di perpustakaan berkaitan dengan manajemen pemeliharaan, pengawasan, dan pengembangan fasilitas. Bayangkan, jika suatu perpustakaan tidak menerapkan FMIS pada pengelolaan fasilitas, layanan, dan peralatannya pun diibaratkan seperti benang kusut. Artinya pengelolaan fasilitas, layanan, dan peralatan dilaksanakan secara manual atau konvensional yang semakin membuat pustakawan mengalami kerumitan dari permasalahan tersebut. Padahal perpustakaan di era digital saat ini, dituntut untuk melakukan transformasi di tengah perkembangan teknologi dan informasi yang meningkat.
Bagaimana penerapan FMIS di lembaga informasi perpustakaan? Berdasarkan hasil riset dan observasi terkait lembaga informasi perpustakaan, Perpustakaan Mula Malurung Kabupaten Lumajang ialah salah satu Perpustakaan Umum di wilayah Lumajang yang terletak di pusat kota menerapkan FMIS (Facility Management Information System). Penerapan FMIS di Perpustakaan Mula Malurung diwujudkan dengan adanya aplikasi Library Management System (LMS). Dilansir dari iitms.co.in, Library Management System sendiri ialah suatu perangkat lunak atau aplikasi FMIS yang dirancang untuk mengelola semua fungsi di perpustakaan. Dengan kata lain, sistem ini mengotomatiskan segala kegiatan yang ada di perpustakaan. Seperti yang kita tahu bahwasanya, perpustakaan merupakan gudang ilmu dimana kita bisa menjumpai berbagai macam koleksi buku yang perlu pengelolaan secara efektif dan efisien. Kalimat tersebut diperkuat dengan Perpustakaan Mula Malurung yang menerapkan Library Management System melalui penggunaan aplikasi Integrated Library System. Di dunia perpustakaan, Integrated Library System tentu tidak asing lagi sebab aplikasi tersebut membantu dan mempermudah pustakawan dalam mengelola dan memelihara berbagai koleksi buku baru dan buku yang dipinjam oleh pemustaka, serta manfaat lain. Menurut Hermawan dilansir dari library.uns.ac.id (2016) definisi dari Integrated Library System atau dikenal dengan sebutan INLISLite sendiri ialah salah satu sistem perpustakaan yang sudah terintegrasi, dimana sistem tersebut mempunyai sebuah modul yang relevan dengan perpustakaan, seperti katalogisasi, sirkulasi, dan juga OPAC (Online Public Access Catalog). Integrated Library System di Perpustakaan Mula Malurung ini sudah berada di tahap versi 3 yang meliputi manajemen katalog, manajemen anggota, manajemen peminjaman dan pengembalian koleksi. Sehingga bisa disimpulkan bahwa penerapan FMIS di Perpustakaan Mula Malurung dibuktikan dengan adanya aplikasi Integrated Library System yang dikelola oleh pustakawan dan dipastikan pengelolaan fasilitas terkait koleksi buku yang ada sudah terkelola dengan cukup baik. Selain itu, penggunaan Integrated Library System juga memiliki keuntungan ataupun fitur yang sangat banyak, baik itu dari pilihan model kartu anggota yang beragam, facet search pada OPAC, form entri katalog yang sederhana, portal aplikasi dan sebagainya.
Sumber: Olahan penulis
Penggunaan Integrated Library System di Perpustakaan Mula Malurung bisa memudahkan pustakawan dalam hal pembuatan katalog, sehingga tidak menghabiskan waktu, tenaga dan uang. Tentu hal ini tidak terlepas dari penerapan komputer yang dilakukan oleh Perpustakaan Mula Malurung sehingga dapat menghemat segalanya. Adanya Integrated Library System ini juga dapat mempermudah dalam hal layanan sirkulasi untuk proses peminjaman ataupun pengembalian buku, serta dapat memudahkan pemustaka dalam mengisi buku tamu elektronik tanpa menulisnya secara manual. Dilansir dari inlislite.perpusnas.go.id pada buku tamu elektronik dilengkapi dengan setting lokasi, pilihan untuk menampilkan pertanyaan tujuan, generator nomor pengunjung non anggota perpustakaan, dan lainnya. Selain pengunjung anggota maupun non anggota perpustakaan yang bisa mengisi buku tamu elektronik pengunjung rombongan pun juga bisa mengisi buku tamu elektronik tersebut.
Sumber: Olahan penulis
Perpustakaan Mula Malurung dengan penerapan Integrated Library System (INLISlite) akan membantu pemustaka pula dalam hal penelusuran melalui katalog, yakni OPAC (Online Public Access Catalog). Pada OPAC tersebut pemustaka dapat melihat koleksi apa saja yang dimiliki oleh perpustakaan, keterangan koleksi, letak koleksi, dan sebagainya. OPAC yang digunakan oleh Perpustakaan Mula Malurung ini sudah ada facet search nya dimana selain bisa diakses melalui smartphone ataupun laptop pemustaka dapat mempersempit atau mengerucutkan informasi yang akan dicari. Hal ini sesuai dengan fitur yang diberikan oleh Integrated Library System sendiri yang sudah versi 3. Akan tetapi, keberadaan akan OPAC ini menurut saya masih belum dirasa cukup memuaskan untuk pemustaka. Percuma saja jika Perpustakaan Mula Malurung menerapkan OPAC jika dalam sistemnya seringkali tidak muncul tampilan terkait koleksi-koleksinya. Bahkan koleksi yang tertera pun bisa dikatakan tidak diperbarui oleh pihak Perpustakaan Mula Malurung kondisi ini tentu memprihatinkan dan menjadi beban berat yang dihadapi oleh pustakawan sekarang bagai laksana memangku gunung. Meskipun dalam Integrated Library System tersebut bisa melakukan survei kepuasan kepada pemustaka, akan tetapi tetap saja pustakawan perlu mengatasi beban yang ada.
Adanya Integrated Library System (INLISLite) di Perpustakaan Mula Malurung juga dapat mengetahui statistik perkembangan perpustakaan. Statistik tersebut disajikan ke dalam bentuk infografis, meliputi statistik pertumbuhan data koleksi, anggota, kunjungan, dan lainnya. Ketersediaan statistik perkembangan perpustakaan tersebut tentu transparan dan bisa diakses oleh siapa pun termasuk pemustaka yang ingin melihat ataupun dijadikan sebagai referensi bagi pemustaka terkait bagaimana statistik yang ada di Perpustakaan Mula Malurung. Selanjutnya dalam konteks fasilitas lain seperti pengelolaan fasilitas tata ruang dan gedung serta peralatan Perpustakaan Mula Malurung sendiri tidak menerapkan penggunaan FMIS. Itu artinya pada pengelolaan fasilitas tata ruang, gedung, dan peralatan Perpustakaan Mula Malurung perlu peninjauan kembali. Pada realitanya di lapangan, bahwasanya kondisi pengelolaan fasilitas ruang dan gedung di Perpustakaan Mula Malurung ini cenderung kurang diperhatikan dimana masih banyak ditemukan ruangan yang belum terkelola dengan baik. Selaras dengan pernyataan tersebut sebagai salah satu tempat dalam menyediakan informasi kepada masyarakat, Perpustakaan Mula Malurung perlu FMIS untuk pengelolaan fasilitasnya terkait ruang dan gedungnya. Adanya FMIS memungkinkan dalam pengelolaan fasilitas ruang dan gedung bisa diatasi dengan baik.
Integrated Library System atau INLISLite merupakan aplikasi yang dibangun dan dikembangkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas). Dari hal tersebut, tentunya Perpustakaan Mula Malurung dalam penerapan FMIS-nya untuk pengelolaan fasilitas koleksi perpustakaan sudah sesuai dengan standar baku atau nasional dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang tertera pada Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Indonesia Nomor 8 Tahun 2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Kabupaten/Kota mengenai sarana perpustakaan dan pengolahan bahan pustaka. Dimana dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Indonesia tersebut menjadi salah satu standar yang sesuai dengan kebutuhan bagi Perpustakaan Mula Malurung di wilayah Kabupaten Lumajang sendiri. Kendati demikian, pengelolaan FMIS yang mencakup manajemen koleksi, manajemen anggota, serta manajemen peminjaman dan pengembalian koleksi sudah sesuai dengan standar yang ada. Meskipun bangunan atau gedung dari Perpustakaan Mula Malurung ini ukurannya sudah memenuhi standar yang ada pun, akan tetapi untuk pengelolaan ruang dan peralatan sendiri di lingkup Perpustakaan Mula Malurung yang tidak menerapkan FMIS dan juga tidak sesuai dengan standar desain yang sudah ada dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Sehubungan dengan apakah penerapan FMIS di Perpustakaan Mula Malurung ini sendiri sudah sesuai dengan teori FMIS yang sudah dipelajari jawabannya adalah pastinya sudah sesuai terkait dalam pengelolaan fasilitas koleksi dan layanannya saja. Hal ini terlihat dari penggunaan aplikasi FMIS berupa Library Management System yang modelnya adalah Integrated Library System (INLISLite) dengan versi 3 dimana merupakan aplikasi open source (terbuka yang dikembangkan oleh Perpustakaan Umum Nasional Republik Indonesia untuk segala jenis perpustakaan di Indonesia. Perlu diketahui pula bahwasanya aplikasi FMIS (Facility Management Information System) yakni Library Management System (LMS) di dunia perpustakaan ini pun beragam, ada yang bernama Senayan Library Management System (SLiMS dan Integrated Library System (INLISLite). Kedua aplikasi tersebut merupakan aplikasi open source bagi perpustakaan manapun, baik itu perpustakaan umum, perpustakaan khusus perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan desa, perpustakaan daerah dan sebagainya. Sedangkan pada pengelolaan fasilitas seperti tata ruang, gedung, dan juga peralatan menurut saya di Perpustakaan Mula Malurung masih jauh dari kata sesuai dengan teori FMIS yang sudah dipelajari. Pustakawan perlu mempertimbangkan FMIS untuk digunakan sebagai pengelolaan fasilitas tata ruang, gedung, dan peralatannya. Dengan demikian, melihat dari penjelasan yang disampaikan di atas, FMIS di Perpustakaan Umum khususnya di Perpustakaan Mula Malurung ini jauh dari kata “lebih baik” dan juga tidak "lebih buruk” pula, artinya penerapan FMIS (Facility Management Information System) di lingkup Perpustakaan Umum Mula Malurung cukup baik, akan tetapi perlu evaluasi ulang terkait aplikasi FMIS yang digunakan dalam memberikan pelayanannya kepada masyarakat.
Referensi:
Anonim. Library Management System. https://www.iitms.co.in/library-management-system/#:~:text=A%20library%20management%20system%20is,automates%20all%20your%20library’s%20activities. Diakses pada 31 Mei 2023.
Anonim. Integrated Library System (InLislite) Versi 3. https//inlislite.perpusnas.go.id/?read=modulprogram. Diakses pada 01 Juni 2023.
Hermawan. 2016. Sistem Otomasi Perpustakaan. https://library.uns.ac.id/sistem-otomasi-perpustakaan/. Diakses pada 01 Juni 2023.
Komentar
Posting Komentar